転職の内定辞退の正しい方法｜メール・電話の例文とマナー【2026年版】

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転職の内定辞退の正しい方法｜メール・電話の例文とマナー【2026年版】

内定を獲得した後、やむを得ず辞退する必要が生じることがあります。企業との信頼関係を損なわないよう、正しい手順とマナーで対応することが、今後のキャリアに影響を与えます。

内定辞退のタイミングと法的側面

内定通知を受け取った時点で、労働契約の申込みが成立したと見なされるケースが多いです。そのため、安易な辞退は企業に損害賠償請求される可能性があります。

ただし、実務上は内定から入社まで数ヶ月の期間があり、この間に辞退すれば法的問題に発展することはほぼありません。重要なのは「早期に連絡する」「丁寧に説明する」この2点です。

労働基準法では、試用期間中であれば解雇が容易ですが、内定段階では企業の採用予定を変えてしまうため、礼儀正しい対応が求められます。

内定辞退前に確認すべき3つの事項

1. 本当に辞退すべきか再検討：給与条件への不満、転勤への懸念などが理由の場合、事前に企業に相談できる可能性があります。条件変更交渉で解決することもあります。

2. 他の企業の内定確定：複数企業から内定を受けた場合、全ての企業から承諾を得るまで、辞退は控えるべきです。事前の内定保留交渉で、決定期限を延長できる場合があります。

3. 内定契約書の確認：辞退に関する規定が明記されているか確認します。違約金条項がないかも重要な確認項目です。

正しい内定辞退の手順

ステップ1：電話で直接連絡
辞退の意思を伝えます。タイミングは営業時間内の午前中が望ましいです。人事責任者か直属上司につなぎ、以下のポイントを含めて説明します。

「この度、大変申し訳ございませんが、内定辞退の申し出をさせていただきたくご連絡させました。」と切り出し、理由を簡潔に述べます。

ステップ2：メールで正式通知
電話での了承後、24時間以内にメールで正式な辞退通知を送付します。後々のトラブルを避けるため、メール記録は重要です。

ステップ3：必要書類の返却
入社手続き書類や身分証など、提出済みの書類の返却方法を確認します。企業側から返却方法の指示がある場合が多いです。

内定辞退メールの例文

件名：内定のご報告に対するご返答

〇〇人事部 □□様へ

いつもお世話になっております。
本日は、先日いただきました内定に関してご連絡させていただきたくメールいたしました。

甚だ申し訳ございませんが、このたび、内定を辞退させていただきたくお願いいたします。

本来であれば直接お会いしてご説明すべきところ、メールでのご報告となり大変失礼いたしました。貴重な採用機会をいただきながら、このようなご報告をすることになり、重ねてお詫び申し上げます。

何かご不明な点やご質問がございましたら、いつでもお気軽にお声がけください。

末永いご活躍をお祈り申し上げます。

記
入社予定日：2026年4月〇日
従事予定職：〇〇職

電話での伝え方のコツ

落ち着いた声で、聞き取りやすく話す：電話の相手は不安を感じています。企業側に配慮した丁寧な語調で、理由を明確に説明することが重要です。

理由は簡潔に、かつ一貫性を保つ：「経営理念とのズレを感じた」「キャリアプランの再検討」など、説得力のある理由を述べます。給与や待遇不満は避けるべきです。

相手の言い分を最後まで聞く：企業側が条件交渉を提案する場合もあります。一度辞退を決めた場合は、その意思を貫くことが大切です。

内定辞退時の注意点とNG表現

NG表現1：「別の企業の方が条件が良かった」「業界を変えることにした」といった理由は、企業の評価を下げる発言になります。

NG表現2：「とりあえず保留にしてほしい」といった曖昧な返答は避けます。辞退なら辞退、保留なら保留と、明確に伝えることが礼儀です。

NG表現3：「家族の反対があって」といった理由は、自身の判断不足を示すため避けるべきです。

辞退後のキャリア対応

内定辞退は、採用市場では珍しくない出来事です。適切に対応すれば、企業との関係が完全に断絶することはありません。

転職エージェントを通じた紹介の場合、エージェント経由で企業へのお詫びを伝えることで、将来の再応募のハードルを下げることができます。

2026年現在、採用市場の流動化に伴い、候補者側の事情も尊重する企業が増えています。誠意ある対応をすれば、ビジネスパーソンとしての信用は保たれます。

著者プロフィール

ぼんどく（仕事テック編集長）

転職エージェント、人事採用経験から、候補者と企業間の信頼構築の重要性を理解。転職マナーと実務的な対応方法に詳しい。